Zaměstnanci na home office a osobní údaje – co by při práci s nimi měli dodržovat?

Celá řada profesí stále zůstává u práce z domova - ať už jde o telefonisty z call center, o učitele a další zaměstnance ze školství, nebo třeba o pracovníky pojišťoven či finanční poradce. Ti všichni pracují nejen se jmény, ale i s dalšími osobními údaji.

Pro zaměstnance pracující z domova platí ohledně ochrany osobních údajů v podstatě stejná pravidla, jako kdyby byli na svém pracovišti. Data, se kterými pracují, musí zabezpečit tak, aby se k nim nedostali neoprávněné osoby, ale ani ostatní členové domácnosti. Nezapomínejte, že i videohovor nebo výuka prostřednictvím webkamery mohou znamenat práci s osobními údaji.

Jak zabezpečit osobní údaje zákazníků, žáků nebo dalších osob na domácím počítači?

  • Používat pouze zařízení s nastaveným antivirem a firewallem.
  • Komunikovat pouze prostřednictvím oficiálního pracovního e-mailu.
  • Vytvořit pro práci s osobními údaji zaheslovaný účet nebo složku, příp. ověřené a bezpečné cloudové úložiště.
  • Vypínat počítač nebo se odhlašovat při přerušení či ukončení práce.
  • Nenechávat počítač volně přístupný a bez dozoru (např. v autě).
  • Mít dostatečně silné heslo pro přihlášení do počítače a pracovních aplikací.
  • Data uložená na počítači zašifrovat tak, aby v případě ztráty nebo odcizení (zejména pokud pracujete na veřejně přístupném místě) nebyla jednoduše dostupná.
  • Po ukončení práce se z účtu či aplikace vždy odhlásit.
  • Dávat pozor na přílohy nebo odkazy, které vám chodí do emailu z neznámých zdrojů.
  • Pro připojení k internetu používat zabezpečené sítě, ideálně využívat firemní VPN.

Nezapomeňte informovat všechny dotčené osoby o zpracování osobních údajů.
Pokud jste například přešli na videohovory, měli byste všem zúčastněným podat jasné informace o zpracování jejich údajů (zejména pokud se záznamy nahrávají), o době uchování záznamu či dalším použití nahrávek.

Vyzkoušejte náš generátor zásad ochrany osobních údajů.

Vhodné je upřesnit pravidla práce online, například jak zasílat hromadné e-maily (např. kdy adresáty dávat do tzv. slepé kopie) nebo jak pořádat telekonference (např. jak zabezpečit přístup do online schůzky a vyhnout se tzv. zoom-bombingu).

„Nahrávky dělejte, jen pokud to je opravdu nezbytné a – je-li to možné v rámci daných okolností – se souhlasem všech zúčastněných. Vždy o nahrávání informujte všechny účastníky. Široké sdílení nebo dokonce zveřejňování videohovorů bych ale obecně nedoporučoval,“ radí Jakub Hruška z Privatry.

Pokud se i přes to všechno něco pokazí, přečtěte si, jak se zachovat při porušení zabezpečení osobních údajů.

Mohlo by vás také zajímat:

Hackeři už nakradli miliony e-mailových adres a hesel

Jak chránit své osobní údaje na internetu? Musíme se naučit bezpečnému chování v kyberprostoru

 

FOTO