Zaměstnanci na home office a osobní údaje – co by při práci s nimi měli dodržovat?
Celá řada profesí stále zůstává u práce z domova - ať už jde o telefonisty z call center, o učitele a další zaměstnance ze školství, nebo třeba o pracovníky pojišťoven či finanční poradce. Ti všichni pracují nejen se jmény, ale i s dalšími osobními údaji.
Pro zaměstnance pracující z domova platí ohledně ochrany osobních údajů v podstatě stejná pravidla, jako kdyby byli na svém pracovišti. Data, se kterými pracují, musí zabezpečit tak, aby se k nim nedostaly neoprávněné osoby, ale ani ostatní členové domácnosti. Nezapomínejte, že i videohovor nebo výuka prostřednictvím webkamery mohou znamenat práci s osobními údaji.
Jak zabezpečit osobní údaje zákazníků, žáků nebo dalších osob na domácím počítači?
- Používat pouze zařízení s nastaveným antivirem a firewallem.
- Komunikovat pouze prostřednictvím oficiálního pracovního e-mailu.
- Vytvořit pro práci s osobními údaji zaheslovaný účet nebo složku, příp. ověřené a bezpečné cloudové úložiště.
- Vypínat počítač nebo se odhlašovat při přerušení či ukončení práce.
- Nenechávat počítač volně přístupný a bez dozoru (např. v autě).
- Mít dostatečně silné heslo pro přihlášení do počítače a pracovních aplikací.
- Data uložená na počítači zašifrovat tak, aby v případě ztráty nebo odcizení (zejména pokud pracujete na veřejně přístupném místě) nebyla jednoduše dostupná.
- Po ukončení práce se z účtu či aplikace vždy odhlásit.
- Dávat pozor na přílohy nebo odkazy, které vám chodí do emailu z neznámých zdrojů.
- Pro připojení k internetu používat zabezpečené sítě, ideálně využívat firemní VPN.
Nezapomeňte informovat všechny dotčené osoby o zpracování osobních údajů.
Pokud jste například přešli na videohovory, měli byste všem zúčastněným podat jasné informace o zpracování jejich údajů (zejména pokud se záznamy nahrávají), o době uchování záznamu či dalším použití nahrávek.
Vyzkoušejte náš generátor zásad ochrany osobních údajů.
Vhodné je upřesnit pravidla práce online, například jak zasílat hromadné e-maily (např. kdy adresáty dávat do tzv. slepé kopie) nebo jak pořádat telekonference (např. jak zabezpečit přístup do online schůzky a vyhnout se tzv. zoom-bombingu).
„Nahrávky dělejte, jen pokud to je opravdu nezbytné a – je-li to možné v rámci daných okolností – se souhlasem všech zúčastněných. Vždy o nahrávání informujte všechny účastníky. Široké sdílení nebo dokonce zveřejňování videohovorů bych ale obecně nedoporučoval,“ radí Jakub Hruška z Privatry.
Pokud se i přes to všechno něco pokazí, přečtěte si, jak se zachovat při porušení zabezpečení osobních údajů.
Mohlo by vás také zajímat:
Hackeři už nakradli miliony e-mailových adres a hesel
Jak chránit své osobní údaje na internetu? Musíme se naučit bezpečnému chování v kyberprostoru
